Palvelupäällikkö Saara Kontkanen

Tutoring kouluttaa tehokkaasti verkon yli tunnin parin live-sessioilla, kohdennetusti kunkin opiskelijan todellisen tarpeen mukaisesti. Näin säästytään turhalta kouluttamiselta sekä pitkiltä tehottomilta koulutuspäiviltä. Ohjelmistojen pikavalinnat sekä uudet ominaisuudet hyödyntämällä työaikaa saadaan säästettyä jopa 30 minuuttia per päivä, mikäli käyttöaste on 3 tuntia päivässä. Tämä on meidän sekä meidän asiakkaidemme kokemus.

Officen sujuvat käyttötaidot – unohtunut toiminnan tehostaja

Olemme huomanneet vuosien saatossa, että yrityksissä on tahtotila uudistaa osaamista ja kehittää työntekijöiden tietotaitoa, mutta usein Office-ohjelmien osaamisen uudistaminen jää vähemmälle huomiolle. Tämä johtuu yleensä siitä, ettei Officen tärkeyttä tunnisteta tai ainakaan tunnusteta. Kokemuksemme mukaan Office ohjelmien sujuvan käytön osaaminen on valitettavan usein unohdettu toiminnan tehostaja yrityksissä. Jokaisen olisi hyvä tiedostaa se tosiasia, että mikäli pystyt osaamisen uudistamisella poistamaan Officen käytöstäsi vaikka 5-10 minuuttiakin päivässä, tekee se vuositasolla jo ison siivun säästettyä työaikaa. Tämä fakta kiinnostaa varmasti myöskin yrityksen johtoa.

Esimerkki myyntiorganisaatiosta

Myyntiorganisaatioiden tulosten parantamisessa ei osata huomioida tukitoimintojen viemää aikaa. Usein myyntiprosessissa hyödynnetään valmiita dokumentti- tai taulukkopohjia, lähetetään valmiita asiakirjoja toimistolle ja varmistetaan asioita sieltä käsin. Moni myyjä kokee epävarmuutta tarjouslaskentaan ja ohjelmistojen hyödyntämiseen liittyvissä asioissa, sillä ne on siirretty heidän hallinnastaan. Lisäksi myyntimiehellä tai -naisella on tärkeämpääkin tehtävää kuin opetella asiakkaalla järjestelmien uusia ominaisuuksia. Järjestelmien tehokas ja taidokas käyttö antavat kuitenkin kuvan asiantuntevasta ja aikaansa seuraavasta yrityksestä, joka kulkee kehityksen kärjessä.

Olemme saaneet usein vakuutella asiakkaitamme koulutuksen järkevyydestä ja hyödyistä. Vaikka kuinka tahtoisimme, puhumme usein eri kieltä asiakkaiden kanssa. Ongelmien tunnistaminen ja kartoittaminen ovat mahdottomia, jos ei tiedetä mistä puhutaan. Officen tarjoamien uusien ominaisuuksien käyttö on tehokkaampaa ja nopeampaa. Lisäksi niistä ominaisuuksista on jo maksettu Office lisensseissä.

Tunnista ja tunnusta

Olemme havainneet asiakkaillamme ongelmia tunnistaa työntekijöiden osaamistaso tai koulutustarpeita ylipäätään. Oletuksena on, että koulunpenkillä on hankittu osaaminen, joka kantaa ja kehittyy vuodesta toiseen. Me kutsumme tätä oppimiseksi kantapään kautta. Samalla kun ohjelmistot mahdollistavat uudet tehokkaammat tavat työskennellä, työntekijöiden odotetaan omaksuvan ne kuin itsestään. Meille on suuri haaste saada asiakkaamme tiedostamaan se potentiaali, mikä toimintaa tehostamalla voidaan saavuttaa. Käsitykset työntekijöiden osaamistasosta ovat epärealistisia ja perustuvat siihen, ettei tosiasioita haluta edes tunnustaa.

" Työtehokkuutta ajatellaan tänä päivänä muutenkin kuin sekuntikellon kanssa. "

Tietokoneella joku saa ähellettyä pitkäänkin asioita, jotka näppärämpi tekee käden käänteessä. Työntekijöiden tyytyväisyys on parempi, kun he tietävät saavansa tukea juuri heidän eniten käyttämissään asioissa. Itsevarmuus ja kyky keskittyä olennaiseen paranee, kun aika ei mene epävarmaan räpellykseen Excel-pohjien kanssa.

Kun koulutusta ei haluta järjestää, syntyy työpaikalle epäviralliset ohjeistukset ja koulutuskanavat. Usein työmäärä kasaantuu jollekin, jota pidetään osaavimpana. Samalla hänen työaikansa menee toissijaiseen virheiden korjaamiseen ja toisten opastamiseen. Työtyytyväisyyteen voidaan vaikuttaa antamalla tukea niihin perustehtäviin, joita me kaikki teemme. Samalla saadaan työvälineitä käyttöön, joiden avulla säästetään aikaa ja voidaan myöskin toimia itsenäisemmin omassa työssä. Sitä tämän päivän työntekijät arvostavat.

28.06.2017 09:591 vuosi sitten

  • Näytä kommentit (0)

Pikakomennoilla tehokkuutta työpäivään

Meistä varmasti aika moni käyttää jo klassisia pikakomentoja kuten esimerkiksi copy-pastea, eli Ctrl + C ja Crtl + V. Toiminto säästää aikaa sekä hellii myös hiirikättä. Tämä pieneltä tuntuva asia on lopulta suuri aikasäästö, jos tarkastelemme asiaa pitkällä aikajänteellä. Työpäivän mittaan teet varmasti lukuisia kopioimisia ja liittämisiä, etenkin jos työstät vähänkään enemmän sähköposteja, dokumentteja tai vaikka taulukoita. Niinpä kyseinen aikasäästö kumuloituu pian kymmeneksi minuutiksi päivässä ja tästä vielä eteenpäin ajateltuna vuoden mittaan aikasäästöä kertyy hyvinkin jo yhden työviikon verran! Mitä kaikkea muuta hyödyllistä liiketoiminnan eteen tekisit jo tuolla yhdelläkin ylimääräisellä viikolla?

Jatketaanpas vielä hieman ajatusleikkiä. Mitä jos hyödyntäisit työssäsi lukuisia muitakin pikakomentoja sekä nopeita ja näppäriä toimintamalleja, joita Office-ohjelmat tarjoavat lukuisat määrät? Sieltäpä saattaisi irrota työviikko, jos toinenkin, jotka voisit hyödyntää esimerkiksi liiketoiminnan kehittämiseen tai vaikka asiakastapaamisiin ja lisämyyntiin.

Omassa työssäni olen hyödyntänyt muun muassa seuraavia pikakomentoja: mikäli tarvitsen nopeasti tyhjiä rivejä excel-taulukkoon, niin yhdistelmä Ctrl + + on kätevä. Jos pitää valita koko työkirjan teksti taikka sisältö painan Ctrl + A. Työkirjan tallennus tapahtuu näppärästi suoraan komennolla Ctrl + S. Tai jos tuli kirjoitusvirhe, niin nopein tapa kumota toiminto on Ctrl + Z. Mikäli haluat näppärästi lihavoida tai vaikka alleviivata jonkin sanan tai lauseen niin kokeiles seuraavia: Ctrl + B (lihavoi) ja Ctrl + U (alleviivaa). Mikäli työstät suurta taulukkoa ja haluat nopeasti päästä taulukon ylälaitaan ensimmäiselle riville ensimmäiseen soluun, niin kokeiles tätä: Ctrl + Home.

Tässäpä vasta jäävuoren huippu. Office-ohjelmat tarjoavat suuren määrän työtä nopeuttavia ja tehostavia toimintoja. Myös muita kuin näitä pikakomentoja taikka näppäinyhdistelmiä. Mikäli haluat oppia lisää nopeita ja näppäriä työskentelytapoja, niin suosittelen lämpimästi osallistumaan tulevana perjantaina OmaOpettajamme vetämään maksuttomaan webinaariin kello 12. Siellä Enja näyttää teille suoraan näytöltä, kuinka voit tehostaa työskentelyäsi eri ohjelmissa. Tervetuloa mukaan!

Ilmoittautumaan pääset tästä linkistä.

 

 

22.11.2016 13:312 vuotta sitten

  • Näytä kommentit (0)